Wij werken nu ruim een jaar papierloos. In het begin is dat even wennen, maar toch gaat het makkelijker dan je denkt. Het enige papier wat binnen ons bedrijf te vinden is, zijn pakbonnen van leveranciers, bekeuringen 😊 en af en toe wat post.
Papierloos werken
Door de pakbonnen gelijk weg te gooien (nadat de goederenontvangsten zijn geboekt), blijft er niets rondslingeren. Overige post gaat óf direct de papierbak in of we scannen het. Tegelijkertijd vragen we de afzenders, de post voortaan digitaal te versturen. Zelf hebben we het beleid om niets af te drukken, we hebben dan ook geen printers op kantoor.
Helemaal niets afdrukken, kan dat?
Helemaal niets afdrukken is bijna onmogelijk. Bij het retourneren van defecte producten ben je verplicht om een RMA-formulier mee terug te sturen. Omdat wij geen printer hebben regelen we dit met onze buren: De kantoorspecialist. Dit komt maximaal één keer per maand voor. Daarnaast maken wij gebruik van een labelprinter om binnengekomen goederen te labelen. Helaas wordt er nog steeds papier gebruikt, maar wel minimaal.
Voordelen van een papierloos kantoor
- Ons papierloze kantoor is altijd netjes
- Geen rondslingerende papieren, kasten met dossiers etc.
- Digitale data is – mits goed opgeslagen – veel sneller toegankelijk
- Je bent niet meer afhankelijk van je locatie
- Data is veilig opgeslagen
- Papier kan je kwijtraken, onleesbaar raken etc.
- Bestanden kun je makkelijk en automatisch (laten) back-uppen.
Begin bij jezelf
Begin bij jezelf en laat zien dat papierloos werken best mogelijk is. Een eerste stap zou kunnen zijn om één persoon verantwoordelijk te maken voor de afdrukken binnen het bedrijf. Werp een drempel op dat een afdruk aangevraagd moet worden met opgaaf van een reden. Werk samen met leveranciers die alles digitaal doen. Digitaliseer bestaande paperassen middels een goede scanner of camera van je telefoon en zorg ervoor dat er zo weinig mogelijk papier binnenkomt.
