Op de helpdesk ontvangen wij regelmatig het verzoek van klanten om inzage te krijgen in de mailbox van een vertrokken collega. Dit is bijvoorbeeld omdat de contactpersonen of bepaalde correspondentie relevant zijn voor het bedrijf. Naast dat het aanbevolen is om deze belangrijke gegevens op te slaan in het daarvoor bestemde systeem, begrijpen we het verzoek.
Helaas mogen wij op de helpdesk niet aan dit verzoek voldoen.
De mailbox van een werknemer is, ondanks de arbeidsrechtelijke verhouding, een beschermde omgeving die niet zomaar gedeeld mag worden, zelfs niet als de werknemer toestemming geeft. Het probleem zit namelijk niet zozeer in de rechtsgrond (toestemming), maar in de strijdigheid met de AVG-beginselen. Toestemming lost dit probleem niet op.
De privacyautoriteit (DPA) heeft in verschillende beslissingen aangegeven wat een werkgever moet doen voor, tijdens en na het vertrek van een werknemer met betrekking tot de mailbox. Deze beslissing houdt rekening met de AVG-principes van (1) Rechtmatigheid en transparantie, (2) minimale gegevensverwerking en (3) opslagbeperking.
Alle benodigde e-mails en informatie die in de toekomst nodig zijn voor de werkgever moeten vóór het vertrek van de werknemer, en in hun bijzijn, worden opgeslagen of doorgestuurd. Bij een meer ingewikkelde situatie met de werknemer kan hier eventueel ook een vertrouwenspersoon bij aanwezig zijn.
Volgens de DPA is het in strijd met de AVG als een mailbox wordt doorgestuurd naar een collega
Hierdoor is het namelijk mogelijk dat e-mails met betrekking tot de privésfeer van de werknemer worden doorgestuurd naar collega’s zonder dat hiervoor toestemming is gegeven.
Dit advies is uitgebracht door onze data privacy consultant.
Nieuwsgierig geworden naar de expertise van ICTzaak uit Veenendaal? Neem contact op met ICTzaak via: 0318 53 19 66 of stuur een bericht naar helpdesk@ictzaak.nl.
