Laatste update: juni 2026
Op onze helpdesk ontvangen wij regelmatig de vraag of een werkgever toegang mag krijgen tot de mailbox van een vertrokken medewerker. Bijvoorbeeld omdat er nog belangrijke klantinformatie, lopende projecten of contactgegevens in de mailbox aanwezig zijn.
Hoewel dit begrijpelijk is, mag een mailbox niet zomaar worden geopend of gedeeld. Een zakelijke mailbox bevat namelijk vaak ook persoonlijke gegevens van de werknemer en van derden. Daarom moet een werkgever zorgvuldig omgaan met de toegang tot e-mailaccounts van (oud-)medewerkers.
Uitgangspunt: regel de overdracht vóór vertrek
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert om vóór het vertrek van een medewerker afspraken te maken over de overdracht van werkzaamheden, contacten en belangrijke e-mails. Relevante informatie kan dan worden opgeslagen in de daarvoor bestemde systemen of worden overgedragen aan collega’s.
Ook kan een automatisch antwoord (out-of-office) worden ingesteld, zodat afzenders weten bij wie zij terechtkunnen.
Inzage is niet standaard toegestaan
Toegang tot een mailbox van een (oud-)medewerker is niet per definitie verboden, maar mag alleen plaatsvinden wanneer daarvoor een concreet en gerechtvaardigd zakelijk belang bestaat. Denk bijvoorbeeld aan de continuïteit van de dienstverlening, het afronden van lopende werkzaamheden of het veiligstellen van essentiële bedrijfsinformatie.
Een werkgever moet daarbij altijd kunnen uitleggen waarom toegang noodzakelijk is.
Eerst andere oplossingen onderzoeken
Volgens de AVG moet een werkgever altijd kiezen voor de minst ingrijpende oplossing. Daarom moet eerst worden onderzocht of het doel op een andere manier kan worden bereikt, bijvoorbeeld door:
- Een goede overdracht vóór vertrek;
- Het instellen van een automatisch antwoord;
- Het doorsturen van nieuwe zakelijke e-mails naar een aangewezen collega;
- Het raadplegen van informatie die al in andere systemen is opgeslagen.
Pas wanneer deze maatregelen onvoldoende zijn en er een aantoonbaar bedrijfsbelang bestaat, kan beperkte inzage in de mailbox worden overwogen.
Strikte voorwaarden voor inzage
Wanneer toegang tot een mailbox noodzakelijk blijkt, moet deze toegang voldoen aan een aantal voorwaarden:
- Bepaal vooraf welk bedrijfsbelang toegang noodzakelijk maakt;
- Beperk de inzage tot de informatie die voor dat doel nodig is;
- Geef alleen toegang aan bevoegde personen;
- Zorg dat de toegang tijdelijk is;
- Leg vast waarom toegang is verleend, aan wie en gedurende welke periode;
- Respecteer zoveel mogelijk de privacy van de (oud-)medewerker en andere betrokkenen.
Zorgvuldigheid blijft essentieel
Het zonder duidelijke noodzaak openen of doorzoeken van een mailbox kan in strijd zijn met de AVG. Werkgevers moeten daarom altijd kunnen aantonen dat toegang noodzakelijk, proportioneel en zorgvuldig is geregeld.
Door vooraf goede afspraken te maken over de overdracht van werkzaamheden en gegevens kunnen veel privacyvraagstukken rondom het vertrek van medewerkers worden voorkomen.
Voor meer informatie verwijzen wij naar de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens over controle van e-mail en internetgebruik op de werkvloer.
Dit advies is opgesteld door onze data privacy consultant.
Vragen over privacy, AVG of e-mailbeheer?
Twijfel je hoe je moet omgaan met de mailbox van een vertrokken medewerker? Of wil je zeker weten dat jouw organisatie voldoet aan de AVG-richtlijnen?
Onze specialisten denken graag met je mee.
📞 Bel ons op 0318 53 19 66
📧 Mail naar helpdesk@ictzaak.nl
🌐 Stel je vraag via ons contactformulier
